La información que manejamos a diario se ha convertido en uno de los activos más valiosos para las empresas. Sin embargo, también es un recurso sumamente vulnerable, especialmente cuando se enfrenta a las amenazas de ciberseguridad, que por cierto, no son pocas las ocasiones en las que ocurre esto.
Las fugas de información pueden tener consecuencias devastadoras para una organización, incluyendo pérdidas financieras, daño a la reputación y violación de la privacidad de los clientes. Por ello, es esencial que las empresas implementen estrategias sólidas para gestionar y prevenir estas fugas. En este artículo, hablaremos de cómo gestionar eficazmente una fuga de información y proteger los datos empresariales de posibles brechas.
¿Qué es una fuga de información y cuáles son sus causas?
Una fuga de información, también conocida como brecha de datos, ocurre cuando datos confidenciales o sensibles se divulgan o se accede a ellos de manera no autorizada. Estas fugas pueden ocurrir por diversas razones, como errores humanos, ataques cibernéticos, negligencia en la protección de datos, malware y robos físicos de dispositivos. Cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector, está en riesgo de sufrir una fuga de información, lo que resalta la importancia de una gestión adecuada de la ciberseguridad.
Cómo gestionar una fuga de información
La detección temprana de una fuga de información es fundamental para reducir su impacto. Desafortunadamente, en la mayoría de los casos, las organizaciones no detectan la filtración hasta que se vuelve pública a través de medios o notificaciones del ciberdelincuente responsable. Por ello, el reto radica en lograr una detección oportuna mediante medios internos y una constante monitorización de la reputación de la empresa en Internet.
Una vez detectado el incidente, es esencial informar internamente y activar el protocolo de actuación. La comunicación interna debe enfocarse en la prudencia y dirigir cualquier pregunta a un interlocutor designado. Además, se debe informar sobre el inicio del proceso de gestión de la incidencia para abordarla de manera efectiva.
Fase de lanzamiento
El primer paso tras detectar la fuga de información es activar el protocolo interno de gestión del incidente, reuniendo al equipo de gestión o gabinete de crisis. La calma y la organización son esenciales para evitar decisiones erróneas y posibles consecuencias negativas. No todas las organizaciones cuentan con un gabinete de crisis, pero es fundamental tener al menos un responsable con capacidad de decisión, ya sea interno o externo, para gestionar y coordinar la situación.
En esta fase, todas las decisiones y acciones relacionadas con el incidente deben ser tomadas y coordinadas por el gabinete de crisis. Es crucial evitar actuaciones individuales o decisiones no acordadas por este equipo para asegurar una gestión efectiva del incidente. Ajustarse a los recursos disponibles y mantener una comunicación cercana con la alta dirección contribuirá a una respuesta más eficiente ante la fuga de información.
Auditoría
En la fase de obtención de información sobre la fuga de información, se inicia una auditoría interna para determinar con precisión y rapidez los detalles cruciales del suceso. Esto incluye la cantidad de información sustraída, el tipo de datos comprometidos, si son datos personales y si pertenecen a la propia organización o a terceros externos. Además, se busca identificar la causa principal de la filtración, ya sea de origen técnico o humano, y se inicia el proceso para identificar a los responsables.
Paralelamente, se realiza una auditoría externa para evaluar el alcance y la gravedad de la filtración fuera de la organización. Se busca conocer dónde se ha publicado la información sustraída, cuántas personas han tenido acceso a ella y qué datos se han hecho públicos. Es vital recopilar noticias y contenido relacionado con el incidente en los medios de comunicación e Internet, así como conocer las repercusiones que está generando.
La velocidad de reacción en esta fase es crucial, ya que se recomienda obtener la mayor parte de la información en un plazo de hasta 12 horas desde que se conoce el incidente. Un tiempo superior a las 48 horas puede considerarse excesivo, aunque esto dependerá de la gravedad del incidente y otros factores. Es fundamental reducir los tiempos sin sacrificar la obtención de información fiable y evitar basar las acciones en suposiciones o hipótesis.
Evaluación
Una vez obtenida la información sobre el incidente, se inicia el proceso de evaluación para determinar las posibles consecuencias e impacto del mismo. Se establecen las principales tareas con una planificación detallada, considerando que la evaluación inicial puede basarse en información incompleta y se debe actuar con agilidad debido a la ventana de tiempo de respuesta disponible.
Entre las tareas clave a llevar a cabo se encuentran el corte de la filtración para evitar nuevas fugas de información, la revisión y mitigación de la difusión de datos confidenciales o personales, y la actuación con los afectados, tanto internos como externos. También se consideran tareas para mitigar las consecuencias legales y económicas, la recuperación de activos afectados, y la planificación de comunicación e información del incidente tanto a nivel interno como externo.
Este conjunto de acciones conforma el plan de emergencia diseñado para hacer frente al incidente de fuga de información, y su ejecución debe estar completamente coordinada y supervisada por el gabinete de crisis. La prioridad de las tareas será establecida por dicho gabinete en función del escenario y los recursos de la organización, pudiendo realizarse de forma simultánea o secuencial.
Llega la mitigación
Llega el paso de acabar con la fuga. En algunos casos, puede ser necesario desconectar servicios o sistemas de Internet temporalmente, con el objetivo de mitigar el incidente en el menor tiempo posible, siempre priorizando la seguridad.
El siguiente paso implica minimizar la difusión de la información sustraída, especialmente si ha sido publicada en Internet. Se contactará con los sitios que hayan publicado datos sensibles o protegidos por la LOPD para solicitar su retirada. Además, si hay personas afectadas, como clientes o usuarios cuyos datos se hayan filtrado, es fundamental informarles sobre el incidente y los datos comprometidos, para que puedan tomar medidas de seguridad adicionales, como cambiar contraseñas o ser cautelosos con correos de desconocidos.
Posteriormente, se notificará el incidente a las fuerzas y cuerpos de seguridad del estado mediante la presentación de una denuncia y otras acciones que puedan derivarse de la coordinación con las autoridades. También es importante informar a otros organismos competentes, como la Agencia Española de Protección de Datos, en caso de tratarse de datos de carácter personal. Mantener una comunicación clara y coordinada con todos los involucrados es esencial para gestionar eficazmente una fuga de información.
Ahora el seguimiento
Una vez concluidas las acciones principales del plan, se realizará una evaluación del resultado y la efectividad de las medidas tomadas en relación con las consecuencias e impacto del incidente. En caso necesario, se abordarán otras implicaciones que hayan surgido durante la fase de mitigación, como consecuencias legales o económicas.
En esta etapa, también se iniciará el proceso de estabilización de la situación generada por el incidente. Se llevará a cabo una valoración exhaustiva que permitirá diseñar e implementar medidas definitivas para prevenir futuras filtraciones y restaurar el funcionamiento normal de los servicios e infraestructuras afectadas. Es fundamental adoptar un enfoque integral y proactivo para garantizar la seguridad y continuidad del negocio tras una fuga de información.
Cómo evitar la filtración de datos de tu empresa
Una filtración de datos en una empresa puede generar, como hemos visto, pérdidas financieras, daños reputacionales, consecuencias legales y un parón de la actividad. Sin embargo, existen algunas medidas prácticas que puede prevenir este tipo de situaciones. Veámoslas:
- Utilizar contraseñas seguras.
- Mantener el software actualizado en todos los dispositivos.
- Contar con un buen plan de protección de datos.
- Contar con controles de acceso.
- Cifrado de datos.
- Evitar negligencias, usar el sentido común.
- Tener una estrategia de respaldo de datos como las copias de seguridad.
- Tener en cuenta las auditorías.
Llevando a cabo estos principios, podrías evitar las fugas de datos de tu empresa. Sin embargo, te animamos a conocer más sobre el tema, visitando nuestro artículo sobre cómo evitar la filtración de datos en una empresa.
¿Qué acciones legales pueden enfrentar las empresas que no gestionan adecuadamente una fuga de información?
Las empresas que no gestionan adecuadamente una fuga de información pueden enfrentar multas regulatorias, demandas civiles, pérdida de clientes y daño a su reputación.
¿Es posible recuperar datos una vez que ha ocurrido una fuga de información?
En algunos casos, se puede recuperar parte de la información perdida, pero esto dependerá de la naturaleza y la magnitud de la fuga. Es fundamental contar con copias de seguridad actualizadas para facilitar la recuperación de datos en caso de una brecha.
Conclusiones
Gestionar una fuga de información de manera efectiva es un desafío crucial en el mundo digital actual. Con la implementación de medidas de prevención, detección y respuesta adecuadas, las empresas pueden proteger sus activos empresariales y mantener la confianza de sus clientes. La ciberseguridad debe ser una prioridad para todas las organizaciones, y la gestión proactiva de las fugas de información es un paso fundamental para asegurar la continuidad y el éxito en el entorno empresarial actual.
